Перехідний період для переведення паперових трудових книжок у цифровий формат офіційно завершився 10 червня 2026 року. Проте Пенсійний фонд України продовжує приймати сканкопії документів і після цієї дати. Процес формування електронних трудових книжок не зупиняється — він просто переходить у штатний режим без жорстких дедлайнів.
Електронна трудова книжка являє собою запис у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Туди вже автоматично потрапляють дані про роботу після 1 січня 2004 року завдяки щомісячній звітності роботодавців. А періоди до цієї дати потребували окремого перенесення з паперових носіїв. Саме тому оцифровка залишалася актуальною навіть після формального завершення перехідного періоду.
Багато хто вже подбав про свій стаж заздалегідь. Ті, хто ще не встиг, можуть зробити це будь-коли — без штрафів і без втрати страхового стажу. Головне — не відкладати надовго, поки оригінал документа залишається в надійних руках.
Законодавча основа цифрового переходу
Закон України № 1217-IX від 5 лютого 2021 року запровадив електронний облік трудової діяльності. З 10 червня 2021 року розпочався п’ятирічний перехідний період, протягом якого роботодавці та працівники могли подати скановані копії паперових книжок до Пенсійного фонду. Мета — заповнити прогалини в Реєстрі застрахованих осіб за періоди до 2004 року.
Після 10 червня 2026 року паперова трудова книжка втратила статус основного документа для обліку. Пріоритет отримали електронні дані. Водночас оригінал паперової книжки залишається дійсним доказом стажу. Його можна використовувати при призначенні пенсії, якщо дані ще не потрапили до реєстру.
Хто і чому повинен подбати про оцифровку
Роботодавці, які досі зберігали паперові трудові книжки працівників, прийнятих до початку перехідного періоду, мали забезпечити їх сканування та передачу до Пенсійного фонду. Після обробки документів книжку зазвичай видають працівнику під підпис.
Працівники можуть діяти самостійно — особливо якщо роботодавець не встиг або якщо людина вже не працює за трудовою книжкою. Самостійна подача зручна для фопів, тих, хто працює за кордоном, або для тих, у кого книжка лежить вдома.
Молоді спеціалісти, які почали працювати після 2004 року, часто не потребують додаткових дій — їхній стаж уже в системі. А от люди з досвідом до 2004 року отримують найбільшу вигоду від оцифровки: їхні ранні роки роботи стають частиною захищеного цифрового запису.
Покрокова інструкція: як оцифрувати трудову книжку самостійно
Процес займає 15–30 хвилин, якщо сканкопії вже готові. Ось чіткий алгоритм:
- Зайдіть на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua) та авторизуйтеся через кваліфікований електронний підпис (КЕП) або Дія.Підпис.
- Перейдіть у розділ «Комунікації з ПФУ» і оберіть вкладку «Відомості про трудові відносини».
- Заповніть загальні дані про себе та надайте згоду на обробку персональних даних.
- Прикріпіть сканкопії документів і натисніть «Підписати та відправити в ПФУ».
- Перевірте статус звернення в розділі «Мої звернення».
Після надсилання фахівці Пенсійного фонду перевіряють документи, звіряють записи з уже наявними даними в реєстрі та вносять відсутні відомості. Статус «В роботі» або «На контролі ЕТК» означає, що документи прийнято й опрацьовуються.
Навіть після 10 червня 2026 року ви можете подати сканкопії в будь-який зручний час — Пенсійний фонд України продовжує їх приймати та обробляти без обмежень за строками.
Які вимоги до сканкопій документів
Щоб Пенсійний фонд прийняв файли з першого разу, дотримуйтесь чітких технічних вимог:
- Скануйте в кольоровому форматі з оригіналів.
- Зображення повинно бути чітким, з повними сторінками та видимими всіма реквізитами — назва документа, серія, номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника.
- Рекомендована роздільна здатність — 300 dpi.
- Формат файлів — JPG або PDF.
- Розмір кожного файлу — не більше 1 МБ.
Товсту трудову книжку краще розділити на кілька файлів: титульна сторінка окремо, потім групи сторінок із записами в хронологічному порядку. Разом із трудовою книжкою можна додати сканкопії військового квитка, диплома про денну форму навчання або свідоцтва про народження дитини — ці документи підтверджують періоди, що зараховуються до страхового стажу.
Що відбувається після подання документів
Фахівці Пенсійного фонду проводять звірку. Якщо записи збігаються з уже наявними даними в реєстрі — їх просто підтверджують. Якщо виявляють прогалини — вносять нові відомості. Після завершення обробки електронна трудова книжка вважається сформованою або оновленою.
Ви можете в будь-який момент зайти в особистий кабінет і сформувати витяг з електронної трудової книжки. Цей документ має таку ж юридичну силу, як і паперова версія, і часто потрібен при працевлаштуванні або для інших державних послуг.
Наслідки для тих, хто ще не оцифрував книжку
Страховий стаж не зникає і не анулюється. Паперова трудова книжка залишається дійсним документом для підтвердження періодів роботи до 2004 року. Однак при призначенні пенсії доведеться особисто надати оригінал до Пенсійного фонду або проходити складнішу процедуру через архіви та судові рішення, якщо документ буде втрачено чи пошкоджено.
Оцифровка значно спрощує майбутнє призначення пенсії — дані потрапляють до реєстру автоматично, і процес стає швидшим та прозорішим.
Переваги електронного формату
Електронна трудова книжка дає низку практичних переваг:
- Дані захищені від фізичних ризиків — пожежі, крадіжки, випадкового пошкодження.
- Доступ 24/7 з будь-якого пристрою через особистий кабінет.
- Можливість швидко сформувати витяг без відвідування установ.
- Зменшення паперової бюрократії при працевлаштуванні та інших процедурах.
- Інтеграція з іншими державними сервісами в майбутньому.
| Аспект | Паперова трудова книжка | Електронна трудова книжка |
|---|---|---|
| Зберігання | Фізичний носій з ризиком втрати або пошкодження | Захищена державна база даних |
| Доступ до даних | Тільки фізично, при собі | Онлайн у будь-який час |
| Підтвердження стажу для пенсії | Потрібен оригінал документа | Дані в реєстрі, автоматичне врахування |
| Оновлення записів | Ручне заповнення роботодавцем | Автоматично через звіти роботодавців |
Дані наведено згідно з інформацією Пенсійного фонду України.
Практичні рекомендації
Підготуйте сканкопії заздалегідь — у хорошому освітленні, з чітким зображенням кожної сторінки. Якщо книжка товста, розділіть її на логічні частини. Зберігайте оригінал до отримання підтвердження про успішну обробку.
Після оцифровки можна продовжити вести паперову книжку паралельно за бажанням — закон цього не забороняє. Але основним джерелом інформації про стаж поступово стає електронний реєстр.
Оцифровка трудових книжок — це не просто формальність. Це реальний крок до зручнішої та надійнішої системи обліку трудової діяльності, де ваша історія роботи захищена державою і доступна в кілька кліків. Навіть якщо перехідний період завершився, зробити це ніколи не пізно — і майже завжди корисно.
