Переходный период по переводу бумажных трудовых книжек в цифровой формат официально завершился 10 июня 2026 года. Однако Пенсионный фонд Украины продолжает принимать сканкопии документов и после этой даты. Процесс формирования электронных трудовых книжек не останавливается — он просто переходит в штатный режим без жёстких дедлайнов.
Электронная трудовая книжка — это запись в Реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. Туда уже автоматически попадают данные о работе после 1 января 2004 года благодаря ежемесячной отчётности работодателей. А периоды до этой даты требовали отдельного переноса с бумажных носителей. Именно поэтому оцифровка оставалась актуальной даже после формального завершения переходного периода.
Многие уже заранее позаботились о своём стаже. Те, кто ещё не успел, могут сделать это в любое время — без штрафов и без потери страхового стажа. Главное — не откладывать надолго, пока оригинал документа остаётся в надёжных руках.
Законодательная основа цифрового перехода
Закон Украины № 1217-IX от 5 февраля 2021 года ввёл электронный учёт трудовой деятельности. С 10 июня 2021 года начался пятилетний переходный период, в течение которого работодатели и работники могли подать сканированные копии бумажных книжек в Пенсионный фонд. Цель — заполнить пробелы в Реестре застрахованных лиц за периоды до 2004 года.
После 10 июня 2026 года бумажная трудовая книжка утратила статус основного документа для учёта. Приоритет получили электронные данные. При этом оригинал бумажной книжки остаётся действительным доказательством стажа. Его можно использовать при назначении пенсии, если данные ещё не попали в реестр.
Кто и почему должен позаботиться об оцифровке
Работодатели, которые до сих пор хранили бумажные трудовые книжки сотрудников, принятых до начала переходного периода, должны были обеспечить их сканирование и передачу в Пенсионный фонд. После обработки документов книжку обычно выдают работнику под подпись.
Работники могут действовать самостоятельно — особенно если работодатель не успел или если человек уже не работает по трудовой книжке. Самостоятельная подача удобна для ФОП, тех, кто работает за границей, или для тех, у кого книжка хранится дома.
Молодые специалисты, которые начали работать после 2004 года, часто не нуждаются в дополнительных действиях — их стаж уже в системе. А вот люди с опытом до 2004 года получают наибольшую выгоду от оцифровки: их ранние годы работы становятся частью защищённой цифровой записи.
Пошаговая инструкция: как оцифровать трудовую книжку самостоятельно
Процесс занимает 15–30 минут, если сканкопии уже готовы. Вот чёткий алгоритм:
- Зайдите на вебпортал электронных услуг Пенсионного фонда Украины (portal.pfu.gov.ua) и авторизуйтесь через квалифицированную электронную подпись (КЭП) или Дия.Подпись.
- Перейдите в раздел «Коммуникации с ПФУ» и выберите вкладку «Сведения о трудовых отношениях».
- Заполните общие данные о себе и предоставьте согласие на обработку персональных данных.
- Прикрепите сканкопии документов и нажмите «Подписать и отправить в ПФУ».
- Проверьте статус обращения в разделе «Мои обращения».
После отправки специалисты Пенсионного фонда проверяют документы, сверяют записи с уже имеющимися данными в реестре и вносят отсутствующие сведения. Статус «В работе» или «На контроле ЭТК» означает, что документы приняты и обрабатываются.
Даже после 10 июня 2026 года вы можете подать сканкопии в любое удобное время — Пенсионный фонд Украины продолжает их принимать и обрабатывать без ограничений по срокам.
Какие требования к сканкопиям документов
Чтобы Пенсионный фонд принял файлы с первого раза, соблюдайте чёткие технические требования:
- Сканируйте в цветном формате с оригиналов.
- Изображение должно быть чётким, с полными страницами и видимыми всеми реквизитами — название документа, серия, номер, дата выдачи, печати, подписи, ФИО владельца.
- Рекомендуемое разрешение — 300 dpi.
- Формат файлов — JPG или PDF.
- Размер каждого файла — не более 1 МБ.
Толстую трудовую книжку лучше разделить на несколько файлов: титульная страница отдельно, затем группы страниц с записями в хронологическом порядке. Вместе с трудовой книжкой можно добавить сканкопии военного билета, диплома о дневной форме обучения или свидетельства о рождении ребёнка — эти документы подтверждают периоды, которые засчитываются в страховой стаж.
Что происходит после подачи документов
Специалисты Пенсионного фонда проводят сверку. Если записи совпадают с уже имеющимися данными в реестре — их просто подтверждают. Если выявляют пробелы — вносят новые сведения. После завершения обработки электронная трудовая книжка считается сформированной или обновлённой.
Вы можете в любой момент зайти в личный кабинет и сформировать выписку из электронной трудовой книжки. Этот документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажная версия, и часто требуется при трудоустройстве или для других государственных услуг.
Последствия для тех, кто ещё не оцифровал книжку
Страховой стаж не исчезает и не аннулируется. Бумажная трудовая книжка остаётся действительным документом для подтверждения периодов работы до 2004 года. Однако при назначении пенсии придётся лично предоставить оригинал в Пенсионный фонд или проходить более сложную процедуру через архивы и судебные решения, если документ будет утерян или повреждён.
Оцифровка значительно упрощает будущее назначение пенсии — данные попадают в реестр автоматически, и процесс становится быстрее и прозрачнее.
Преимущества электронного формата
Электронная трудовая книжка даёт ряд практических преимуществ:
- Данные защищены от физических рисков — пожара, кражи, случайного повреждения.
- Доступ 24/7 с любого устройства через личный кабинет.
- Возможность быстро сформировать выписку без посещения учреждений.
- Сокращение бумажной бюрократии при трудоустройстве и других процедурах.
- Интеграция с другими государственными сервисами в будущем.
| Аспект | Бумажная трудовая книжка | Электронная трудовая книжка |
|---|---|---|
| Хранение | Физический носитель с риском потери или повреждения | Защищённая государственная база данных |
| Доступ к данным | Только физически, при себе | Онлайн в любое время |
| Подтверждение стажа для пенсии | Нужен оригинал документа | Данные в реестре, автоматический учёт |
| Обновление записей | Ручное заполнение работодателем | Автоматически через отчёты работодателей |
Данные приведены согласно информации Пенсионного фонда Украины.
Практические рекомендации
Подготовьте сканкопии заранее — в хорошем освещении, с чётким изображением каждой страницы. Если книжка толстая, разделите её на логические части. Храните оригинал до получения подтверждения об успешной обработке.
После оцифровки можно продолжать вести бумажную книжку параллельно по желанию — закон этого не запрещает. Но основным источником информации о стаже постепенно становится электронный реестр.
Оцифровка трудовых книжек — это не просто формальность. Это реальный шаг к более удобной и надёжной системе учёта трудовой деятельности, где ваша история работы защищена государством и доступна в несколько кликов. Даже если переходный период завершился, сделать это никогда не поздно — и почти всегда полезно.
